Programmi gestionali per Condomini: le 4 categorie fondamentali

pubblicato in: contabilità condominiale | 18
Share Button

Programmi gestionali per condomini: le 4 categorie fondamentali

In questo articolo mi limito ad una carrellata dei vari programmi gestionali dividendoli in 4 categorie, sarebbe una utopia pensare di effettuare un lavoro di analisi approfondito su ogni aspetto dei vari programmi, non è possibile conoscere ogni singolo aspetto di ogni programma senza un uso corrente.

  1. programmi che funzionano in partita semplice

    2.programmi che funzionano in partita doppia

Gestioni Cloud in partita doppia

   3.programmi on line

  4.portali su cui è possibile esportare i dati del condominio o gestioni cloud

La partita doppia, gioia e dolore di ogni ragioniere è un metodo di scrittura contabile consistente nel registrare le operazioni aziendali simultaneamente in due serie di conti (principio della duplice rilevazione simultanea) allo scopo di determinare il reddito di un dato periodo amministrativo e di controllare i movimenti monetari-finanziari della gestione. I fatti amministrativi vengono osservati sotto due aspetti: l’aspetto  monetario-finanziario detto anche numerario e l’aspetto economico.

Il programma che si utilizza per la contabilità è importante in quanto completo e sicuro preferibilmente in “partita doppia” , parlo da Ragioniera e capisco che per molti sarebbe come leggere l’arabo o il cinese, poiché vista  la direzione presa dal Legislatore nella recente riforma del condominio di presentare la situazione patrimoniale è l’unico che la può produrre grazie alle scritture contabili; è utile che sia abbinato ad un programma di archiviazione ottica dei documenti , poiché permette velocemente di rendere disponibili i documenti al cliente e nella quotidianità ci evita la gestione manuale del cartaceo (Arxivar è uno dei prodotti migliori sul mercato)

Il mercato è invaso di programmi che bene o male fanno le stesse cose ed ogni giorno ne vengono pubblicati di nuovi, specialmente le gestioni online e i portali , ma ci sono programmi che hanno dei risultati contabili corretti, ragionieristici e altamente professionali. Nella mediocrità ci stanno tutti, nella media pochi, ottimi sono pochissimi, nell’eccellenza rari o addirittura assenti.

I miei consigli sono, prima di acquistare un programma o di acquistare un servizio on line:

  • provare la demo
  • non è detto che il programma che costi di meno sia più scadente o che quello che costi di più sia il più completo
  • assicurarsi che il programma che si andrà a scegliere sia consono alle proprie esigenze
  • tenere in considerazione la professionalità dell’assistenza
  • tenere in considerazione la diffusione del software in modo da avere o dare consigli pratici sul suo utilizzo (ad. Esempio se esiste un forum degli utilizzatori)
  • tenere in considerazione la frequenza degli aggiornamenti

Il programma perfetto non esiste  e una piattaforma professionale è data anche dall’insieme dei servizi che offre vale a dire il supporto tecnico e il centro assistenza.

I professionisti devono lavorare con programmi ad hoc per il proprio settore, uno per non commettere errori e due per essere competitivi con i colleghi

Purtroppo spesso vengono usate le parole “gratuito” a sproposito e scorrettamente, leggendo la descrizione del programma e leggendo nel sito gestito dalla società che lo vende si lascia intendere che ci sia una versione scaricabile, appunto gratis, ma in realtà si intende semplicemente una demo, pertanto bisogna fare molta attenzione: la demo di solito è sufficiente per due conti ma non per avere una contabilità integrata completa e funzionale, fiscalmente correlata in tempo reale, che consenta all’amministratore di fare davvero l’amministratore destinando le risorse tempo a ciò che serve e al contempo garantire una trasparenza ed elaborazione veramente al passo con i tempi.

Altra considerazione è che i programmi e le macchine in genere devono migliorare la qualità del lavoro ( e della vita) all’uomo.

Compilare F24, 770, mod AC, registrare le fatture, ripartire un bilancio, emettere le rate, i solleciti, verificare l’estratto conto ecc devono avere solo una piccola parte nel lavoro dell’amministratore e quindi un buon programma deve svolgere la maggior parte del “lavoro d’ufficio”opinioni_programmi_gestioni_condominio

Altre mansioni come il contatto con il condòmino, la risposta ad un suo quesito, la presenza in assemblea, la capacità di gestire le criticità non possono in nessun modo essere delegati.

Ecco perché bisogna chiedere ad un programma di aiutarci a gestire il condominio: il risparmio di tempo altrimenti dedicato alle attività elencate ci consentono di essere più liberi per informati e formati sugli aspetti che vertiginosamente cambiano nel mondo “condominio” e per essere più “presente” tra i condòmini.

Resta sempre il caro buon vecchio Excel o analoghi fogli di calcolo…..ma per poterlo usare senza errori si deve conoscere perfettamente la materia contabile condominiale, altrimenti non si costruisce nulla di buono e si deve porre molta attenzione nell’utilizzo di questo strumento che spesso non ha tutti i campanelli d’allarme necessari.

Diplomata in Ragioneria presso l’ITCS A.BORDONI di Pavia nel 1986, in seguito a varie esperienze amministrative e contabili  sia nel Privato che nel Pubblico approda alla libera professione di Amministratore di Condominio , svolge la sua attività prevalentemente in Pavia e Provincia

18 Responses

  1. Luca Monaco

    Gentile Mirella,
    mi sono “inbattuto” in questo suo interessante articolo.
    sono un commercialista che amministra condomini gestendoli con una combinazione tra software professionale (Suite IPSOA) per la contabilità ed Excel.
    Ora sono arrivato al punto tale che devo, necessariamente, affidarmi ad un gestionale.
    Forse chiederò la luna ma vorrei un programma in cloud, che utilizzi la partita doppia e che gestisca come si deve incassi, morosità e comunicazione con i condomini.
    I software testati sino ad ora non mi hanno convinto.
    Se mi suggerisse qualcosa le sarei infinitamente grato.
    Luca Monaco

  2. Gianluca

    Gentile Mirella,
    sono anche io un commercialista, e mi aggiungo al quesito del collega, può rispondermi e consigliarmi un programma con descrizioni sopra citate?
    Grazie infinite
    Gianluca A.

      • Marco Bisaccia

        Buongiorno,
        mi aggiungo a questa interessante conversazione avendo lo stesso problema ed essendo poco convinto dei software che vanno per la maggiore…anzi al contrario ho una marcata preferenza per la partita doppia, ma in cloud non trovo nulla!
        Mi farebbe piacere uno scambio di opinioni per dipanare questi amletici dubbi con chi c’è già passato.
        Se potesse anche in privato mi aiuterebbe molto.

        Grazie comunque
        Marco B.

        • admin

          Buongiorno,
          come può vedere nell’articolo, Sfera di ANACI, è un programma cloud in Partita Doppia
          Cordiali saluti

  3. Armando

    Buongiorno, ho letto l’articolo che ho trovato molto interessante. Sono da poco abilitato come amministratore di condominio e vorei cercare di partire con il piede giusto, mi avrebbero consigliato Danea o Sfera considerata la sua esperienza cono ne pensa o che alternativa mi consiglierebbe Grazie anticipatamente per la risposta

    • admin

      Buongiorno e benvenuto!
      Io personalmente uso Riparto IG , in partita doppia, quando ho iniziato ho scaricato la versione demo e ci ho “giocato” per un anno per capire come ragionava, mi sono studiata tutto il manuale e nonostante questo ho sbagliato, ho cancellato dei movimenti involontariamente e poi ho dovuto reinserirli. Non è un programma rigido, si possono inserire molte variabili, quando ho deciso di acquistare la versione completa, non ho dovuto ricaricare i dati, semplicemente si sono collegati e mi hanno aggiornato tutto il programma. Sono soddisfatta dei risultati che ottengo sia per quanto riguarda i preventivi sia per quanto riguarda i consuntivi ed i riparti, L’assistenza è sempre disponibile e gentile. Naturalmente è solo la mia opinione personale
      Cordiali saluti e buon lavoro

  4. BRUNO ROMANI

    Buongiorno,
    letto l’articolo e interessanti le indicazioni ed i suggerimenti.
    Sono amministratore da molto tempo ed utilizzo il programma gestionale PGC della MMDATA, ma è accaduto che quest’ultima si sia integrata alla DOMUS Danea e che quindi dovranno essere trasferiti i dati nel nuovo programma.
    Ho assistito alla rappresentazione per comprendere le criticità nel dover utilizzare questo “nuovo” programma e sono particolarmente perplesso nel procedere all’uso.
    Sa indicarmi cortesemente un programma al pari o migliore del “vecchio” PGC ?
    Cordiali saluti e grazie del riscontro che vorrà fornirmi.
    Bruno R.

    • admin

      Buongiorno,
      la ringrazio per la fiducia!
      Vista l’ esperienza maturata con PGC , io propenderei sempre per un programma in partita doppia; dovrebbe visionarne alcuni e di conseguenza decidere quello che le sta più “a pennello”
      Grazie ancora e cordiali saluti

  5. Antonio Sereni

    Buonasera Mirella e intanto complimenti per il sito e l’impegno che sicuramente Le chiede!

    1) Letti i suoi commenti sarei orientato verso un sw con partita doppia. RipartoIG mi sembra molto professionale, anche se esclusivamente dedicato alla parte finanziaria/contabile, e per fare anche fisco e agenda si aggiungono altri moduli, con una spesa dai 300 a oltre 1000€ (non si capisce se una tantum o annuale). Danea sembra in sola partita semplice ma può gestire anche agenda (e forse fisco) per 300-600€ subito + circa la metà ogni anno.

    2) Qui a Milano sembrano molto diffusi WStabi della D&D e Domus Studio di Danea, anche imposto a vari “ex PGC” (interessante il commento del sig.Bruno Romani). Wstabi è usato anche da uno studio che amministra un centinaio di condominii, quindi sembra che non sia una questione di volume di condominii. Come mai secondo lei? E’ possibile sopravvivere senza partita doppia nonostante le richieste dell’art.1130?

    3) Inoltre sono perplesso di fronte alla consistenza della software house: Inve sembra una piccola aziendina con fatturato in calo (https://www.informazione-aziende.it/Azienda_INVE-CONSULTING-SRL), Danea fattura oltre 6 milioni e cresce (https://www.reportaziende.it/danea-soft-srl_pd) (vero è che si occupa anche di altre categorie di sw, non solo condominio): chi mi garantisce assistenza e aggiornamenti futuri? il rischio di affidarsi ad un piccolo (oltre magari anche al livello tecnologico e alla spesa in ricerca e sviluppo) non è quello di trovarsi prima o poi nei panni degli ex PGC “venduti” a Danea?

    Chiedo scusa se ho bisogno di così tanti consigli, a questo stadio, e la ringrazio moltissimo per la pazienza!
    Cordiali saluti e buon lavoro,
    Antonio Sereni

    • admin

      Buongiorno, la ringrazio per la fiducia e la comprensione !

      Posso esprimere il mio parere personale solo su Riparto e sull’assistenza di INVE, poiché testati in prima persona; I costi sono una tantum al momento dell’acquisto dei vari moduli, l’assistenza sempre molto precisa e attenta nel risolvere le varie problematiche che possono verificarsi (la Sig.ra Angela è una persona molto pratica) . Per quanto riguarda la partita doppia, è sempre un mio parere personale, è fondamentale per “trovare” immediatamente l’errore commesso nelle registrazioni contabili….consideri che c’è sempre una percentuale di errore quando si contabilizzano le fatture: il telefono suona, qualcuno decide che deve discutere di un problema proprio in quel momento….ecc
      Purtroppo per quanto riguarda il discorso “piccola “azienda” ritengo che nulla sia sicuro, anche le grosse aziende possono improvvisamente avere dei problemi , possono ad esempio decidere di chiudere la parte che non fattura a sufficienza e lasciare nei pasticci i clienti.

      Purtroppo non conosco Wstabi, ma non essendo in partita doppia , io non lo considererei se dovessi cambiare programma. (solo mio parere personale)

      Le dico sinceramente , mi è capitato di controllare contabilità condominiali e bilanci terrificanti , completamente campati per aria come risultato di programmi in partita semplice.

  6. Antonio Sereni

    Gentilissima Sig.ra Maiocchi, la ringrazio molto del tempo dedicatomi e della risposta ricevuta per email: io la pubblicherei, magari evitando i commenti che secondo lei sono inopportuni in pubblico. Le rispondo in pubblico perché ritengo il tema interessante e sarei curioso di raccogliere altre opinioni.

    In primis quelle di chi, come il Sig. Bruno Romani, si è trovato suo malgrado a dover abbandonare un programma a partita doppia vedendosi imposto uno a partita semplice (da PIGC a Domus Studio): perché ne è rimasto perplesso? Che problemi ha rilevato?

    Personalmente propendo per la partita doppia, sia per personale favore a tutto ciò che porti chiarezza e doppio controllo, sia per conformarmi alla lettera dell’art.1130 ed al trend che esso dovrebbe promuovere. Anche a livello teorico, nell’impegnativo corso che ho frequentato per ottenere l’abilitazione alla professione si è spesso ribadita l’importanza della partita doppia.

    Appunto: a livello teorico… Poi nella realtà lo stesso docente (noto commercialista, membro del direttivo dell’Associazione che ha organizzato il corso, nonché amministratore condominiale) …usa ancora oggi Wstabi (D&D), così come un già citato Studio da un centinaio di condominii, da cui proveniva un compagno di corso. E altri conosciuti si dividevano tra Wstabi e questo Domus Studio… Di utenti di sw con partita doppia non ne ho conosciuto nessuno!

    Resta quindi la mia perplessità: vuoi vedere che la partita doppia è una cosa bella, ma tutto sommato un’inutile complicazione, che mi costringerà a spendere più soldi per dotarmi di altri software per coprire tutte le altre funzionalità? Magari nella pratica quotidiana basta e avanza un softwarino in partita semplice, che integra in sé di tutto, incluso 770, modulistica, agenda, calcolatrice, auguri di Natale ecc? Come fanno tutti quelli che usano sw in partita semplice a produrre lo stato patrimoniale? In fondo la necessità di partita doppia di un condominio, cioè di distinzione tra CE e RF, è nulla a confronto alla stessa esigenza di un’azienda.

    Insomma: sarei curiosissimo di sentire più campane!! (anche se so già che comprerò con partita doppia, per la mia citata propensione personale!)

    Circa le dimensioni della software house personalmente faccio il tifo per i piccoli imprenditori: le persone coinvolte sono generalmente una squadra orizzontale, molto motivata su di un unico core business, veloce ad adottare cambiamenti, e quindi potenzialmente in grado di produrre ottimi prodotti, come sembra questo Riparto IG. Poi però si scontrano con problemi di risorse da investire in sviluppo del prodotto, resistenza alla concorrenza, ecc.. leggi di fatturato in calo, di manuale ancora in preparazione, ecc.. Ti metti nei loro panni e capisci, vorresti dare una mano, ma come si fa? Anch’io sono un piccolo e non posso permettermi più di tanto di rischiare.

    D’altra parte le mega-aziende pluridivisionali con numero verde e call center 24/7 e tante cose belle, rischiano di soffocare le genialità individuali, di avere tempi lunghi per adottare nuove funzionalità, di imporre al mercato invece che ascoltare, eccetera. Non è un caso che molti commenti sul web indichino che l’ASSORBIMENTO di PIGC in Domus Studio non sia mai avvenuto e di fatto si sia trattata di una SOSTITUZIONE di peso, con perdita di funzionalità (NB: dichiarata dalla Danea stessa sul suo sito). Parliamo di aziende, come la Team System a cui appartiene Danea, che fatturano centinaia di milioni (http://www.datamanager.it/la-classifica-top-100-software-servizi-2018/).

    Solo il mio parere attuale, esposto per stimolare altre opinioni e pronto a cambiare le mie: né pubblicità, né diffamazione.

    • admin

      Buongiorno Ingegnere, nella mia esperienza di controllo contabilità e bilanci condominiali, ho visto di tutto, di solito un sacco di carta inutile inviata ai Condòmini , senza però attendere a quanto indicato nell’art. 1130 , senza stato patrimoniale oppure con stato patrimoniale rielaborato in excell in modo da “far tornare i conti” , purtroppo affrontando un programma in partita doppia ci si complica la vita ma a lungo andare la strada è senz’altro in discesa.
      Concordiamo nel fare il tipo per le piccole aziende che di solito mettono il cuore in quello che fanno e non pensano solo al profitto.
      Sempre parlando per esperienza personale, la parte fisco e 770 è gestita direttamente dal fiscalista, ritengo che ognuno debba fare il proprio lavoro, sono reduce da varie cartelle esattoriali, per stabili acquisiti recentemente, per versamenti di ritenute d’acconto non corrispondenti a quanto dichiarato in 770, spiego velocemente :
      – due fatture con R.A. con due F24 invece di uno solo versato il 16 del mese, nel 770 relativo viene indicato in un unico versamento quanto dovuto , purtroppo il software di controllo di AdE non trova corrispondenza tra le comunicazioni ed inizia ad inviare l’avviso bonario al Condominio perché l’intermediario che ha inviato il 770 non ha flaggato la casella in cui chiedeva che gli venisse inviato ogni comunicazione a riguardo , pertanto nessuno ritira l’avviso e dopo anni arrivano cartelle mostruose, naturalmente poi vengono annullate ma si deve considerare il tempo perso per recarsi presso AdE e nella ricerca della documentazione….che non sempre è nelle mani di chi riceve la cartella esattoriale
      – certificazioni errate o non inviate poiché cambiata la legge ma nessuno nello studio di amministrazioni condominiali ne era a conoscenza

  7. Antonio Sereni

    Molto interessante! Soprattutto perché apre un altro tema, pur strettamente influente sulla scelta del software: quanto estendere la propria gamma di responsabilità (e quindi quanto estendere la propria dotazione di strumenti per gestirla)?

    Essendo agli inizi, ed anche alla luce di quanto imparato al corso, pensavo che l’amministratore debba “automaticamente” occuparsi in prima persona di R.A., 770, CU ecc…

    Sapere che la parte fiscale rientra tra le funzioni di gestione “cedibile” ad un fornitore esterno (alla stregua di perizie tecniche, cause legali, gestione della caldaia e dell’ascensore, fino alle pulizie… tutti compiti certamente non attesi dall’amministratore!) è sicuramente un sollievo.

    A patto che questo ulteriore fornitore venga accettato dal mercato, ovvero che per i condomini sia normale trovare in bilancio un “compenso commercialista per gestione fiscale del condominio”: secondo Lei è una pratica frequente? Ben venga sapere che il mio supposto “automatismo” sia sbagliato!

    Ripeto: è sicuramente un altro tema, ma indirettamente influisce sulla scelta delle funzioni attese dal software.

    • admin

      Sin dall’inizio mi piace essere molto chiara con i condòmini, inserisco nel mio preventivo che la parte fiscale verrà gestita direttamente dal fiscalista con il relativo costo. I condòmini inizialmente restano sorpresi e chiedono chiarimenti, una volta spiegati i motivi capiscono perfettamente e di solito apprezzano.
      Naturalmente mi occupo di versare le RA quando dovute , per quanto riguarda le CU , i 770 e le pratiche per le ristrutturazioni, invio la documentazione al fiscalista che se occuperà di redigerle e di inoltrarle.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.