Programmi gestionali per Condomini: le 4 categorie fondamentali

pubblicato in: contabilità condominiale | 6
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Programmi gestionali per condomini: le 4 categorie fondamentali

In questo articolo mi limito ad una carrellata dei vari programmi gestionali dividendoli in 4 categorie, sarebbe una utopia pensare di effettuare un lavoro di analisi approfondito su ogni aspetto dei vari programmi, non è possibile conoscere ogni singolo aspetto di ogni programma senza un uso corrente.

  1. programmi che funzionano in partita semplice

    2.programmi che funzionano in partita doppia

Gestioni Cloud in partita doppia

   3.programmi on line

  4.portali su cui è possibile esportare i dati del condominio o gestioni cloud

La partita doppia, gioia e dolore di ogni ragioniere è un metodo di scrittura contabile consistente nel registrare le operazioni aziendali simultaneamente in due serie di conti (principio della duplice rilevazione simultanea) allo scopo di determinare il reddito di un dato periodo amministrativo e di controllare i movimenti monetari-finanziari della gestione. I fatti amministrativi vengono osservati sotto due aspetti: l’aspetto  monetario-finanziario detto anche numerario e l’aspetto economico.

Il programma che si utilizza per la contabilità è importante in quanto completo e sicuro preferibilmente in “partita doppia” , parlo da Ragioniera e capisco che per molti sarebbe come leggere l’arabo o il cinese, poiché vista  la direzione presa dal Legislatore nella recente riforma del condominio di presentare la situazione patrimoniale è l’unico che la può produrre grazie alle scritture contabili; è utile che sia abbinato ad un programma di archiviazione ottica dei documenti , poiché permette velocemente di rendere disponibili i documenti al cliente e nella quotidianità ci evita la gestione manuale del cartaceo (Arxivar è uno dei prodotti migliori sul mercato)

Il mercato è invaso di programmi che bene o male fanno le stesse cose ed ogni giorno ne vengono pubblicati di nuovi, specialmente le gestioni online e i portali , ma ci sono programmi che hanno dei risultati contabili corretti, ragionieristici e altamente professionali. Nella mediocrità ci stanno tutti, nella media pochi, ottimi sono pochissimi, nell’eccellenza rari o addirittura assenti.

I miei consigli sono, prima di acquistare un programma o di acquistare un servizio on line:

  • provare la demo
  • non è detto che il programma che costi di meno sia più scadente o che quello che costi di più sia il più completo
  • assicurarsi che il programma che si andrà a scegliere sia consono alle proprie esigenze
  • tenere in considerazione la professionalità dell’assistenza
  • tenere in considerazione la diffusione del software in modo da avere o dare consigli pratici sul suo utilizzo (ad. Esempio se esiste un forum degli utilizzatori)
  • tenere in considerazione la frequenza degli aggiornamenti

Il programma perfetto non esiste  e una piattaforma professionale è data anche dall’insieme dei servizi che offre vale a dire il supporto tecnico e il centro assistenza.

I professionisti devono lavorare con programmi ad hoc per il proprio settore, uno per non commettere errori e due per essere competitivi con i colleghi

Purtroppo spesso vengono usate le parole “gratuito” a sproposito e scorrettamente, leggendo la descrizione del programma e leggendo nel sito gestito dalla società che lo vende si lascia intendere che ci sia una versione scaricabile, appunto gratis, ma in realtà si intende semplicemente una demo, pertanto bisogna fare molta attenzione: la demo di solito è sufficiente per due conti ma non per avere una contabilità integrata completa e funzionale, fiscalmente correlata in tempo reale, che consenta all’amministratore di fare davvero l’amministratore destinando le risorse tempo a ciò che serve e al contempo garantire una trasparenza ed elaborazione veramente al passo con i tempi.

Altra considerazione è che i programmi e le macchine in genere devono migliorare la qualità del lavoro ( e della vita) all’uomo.

Compilare F24, 770, mod AC, registrare le fatture, ripartire un bilancio, emettere le rate, i solleciti, verificare l’estratto conto ecc devono avere solo una piccola parte nel lavoro dell’amministratore e quindi un buon programma deve svolgere la maggior parte del “lavoro d’ufficio”opinioni_programmi_gestioni_condominio

Altre mansioni come il contatto con il condòmino, la risposta ad un suo quesito, la presenza in assemblea, la capacità di gestire le criticità non possono in nessun modo essere delegati.

Ecco perché bisogna chiedere ad un programma di aiutarci a gestire il condominio: il risparmio di tempo altrimenti dedicato alle attività elencate ci consentono di essere più liberi per informati e formati sugli aspetti che vertiginosamente cambiano nel mondo “condominio” e per essere più “presente” tra i condòmini.

Resta sempre il caro buon vecchio Excel o analoghi fogli di calcolo…..ma per poterlo usare senza errori si deve conoscere perfettamente la materia contabile condominiale, altrimenti non si costruisce nulla di buono e si deve porre molta attenzione nell’utilizzo di questo strumento che spesso non ha tutti i campanelli d’allarme necessari.

Diplomata in Ragioneria presso l’ITCS A.BORDONI di Pavia nel 1986, in seguito a varie esperienze amministrative e contabili  sia nel Privato che nel Pubblico approda alla libera professione di Amministratore di Condominio , svolge la sua attività prevalentemente in Pavia e Provincia

6 Responses

  1. Luca Monaco

    Gentile Mirella,
    mi sono “inbattuto” in questo suo interessante articolo.
    sono un commercialista che amministra condomini gestendoli con una combinazione tra software professionale (Suite IPSOA) per la contabilità ed Excel.
    Ora sono arrivato al punto tale che devo, necessariamente, affidarmi ad un gestionale.
    Forse chiederò la luna ma vorrei un programma in cloud, che utilizzi la partita doppia e che gestisca come si deve incassi, morosità e comunicazione con i condomini.
    I software testati sino ad ora non mi hanno convinto.
    Se mi suggerisse qualcosa le sarei infinitamente grato.
    Luca Monaco

  2. Gianluca

    Gentile Mirella,
    sono anche io un commercialista, e mi aggiungo al quesito del collega, può rispondermi e consigliarmi un programma con descrizioni sopra citate?
    Grazie infinite
    Gianluca A.

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